●採用支援!採用応募者管理システムを導入するときの注意点

採用支援!採用応募者管理システムを導入するときの注意点

現代の新卒採用や中途採用の業務に欠かせないものが、採用応募者管理システムです。採用業務では、応募受付から選考管理まで、さまざまな業務を行います。応募者が数人程度の場合は採用応募者管理システムを使用せず管理することも可能かもしれません。しかし、応募者が100人以上の規模の場合に手作業で応募者を管理することは困難です。また、手作業による管理はミスが多発するリスクもあります。

採用応募者管理システムを導入することにより、採用業務の精度や効率のアップが期待できます。今回は、採用応募者管理システムを導入するときの注意点や、事前に確認したい点をご紹介します。

●セキュリティ

セキュリティ

セキュリティ面は、採用応募者管理システム導入前に必ずチェックしたいポイントです。

応募者管理システムの多くは、ASPと呼ばれる形態で提供されています。ASPとは、業務用のアプリケーションをインターネット経由で提供する形のことです。自前でサーバーを用意したりソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。さらに、メンテナンスもサービス提供者が行なってくれるため、気軽に導入することができます。

セキュリティについても、サービス提供者が管理してくれます。ASP型の応募者管理システムを導入する際は、セキュリティ面がどのようになっているかきちんと確認しましょう。

セキュリティ面に問題がある場合、個人情報流失などの問題が発生する恐れがあります。応募者管理システムのサービス提供会社が「プライバシーマーク」を取得しているか、「情報セキュリティマネジメントシステム」の認定を受けているか、などの点を導入前に確認してください。

●コスト

コスト

外部のサービスを利用する以上、応募者管理システム導入時にはコストが掛かります。導入を検討している応募者管理システムに掛かるコストや支払形態は、必ず把握したいポイントです。

費用は、月額で掛かる場合もあれば年額で掛かる場合もあります。また、管理する応募者の数で費用が決まるサービスやシステムを利用して獲得した内定者数により費用が掛かるサービスもあります。

応募者管理システムの費用はサービスを提供している会社や、用意されている契約形態によってさまざまなタイプがあるため、自社に合った料金形態のサービスを選びましょう。

●カスタマイズ

カスタマイズ

応募者管理システムのカスタマイズ性についても事前に確認しましょう。応募者管理システムの中には、必要に応じて機能を追加できるものや、応募者管理画面を使用しやすくカスタマイズできるものがあります。

自社の採用活動に適した応募者管理システムが見つからない場合は、カスタマイズ可能な管理システムを導入し、独自の応募者管理システムを作り上げることも選択肢の1つです。

●サポート、動作環境

サポート体制も、採用応募者管理システム導入前に注意が必要な項目です。システム上でトラブルが発生した際、迅速かつ丁寧に対応してもらえるかどうかは、リスクを避ける上で非常に重要になります。

また、システムの動作環境も要確認項目です。システムの動作環境が自社内に整っていない場合、どんなに素晴らしいシステムでも導入はできません。動作環境の確認を怠った結果、導入を決めたものの環境構築に想定外の予算が掛かることも考えられるため、事前の確認は必須です。

●おわりに

採用支援ツールである応募者管理システムは、現在、多くの企業から提供されています。新卒採用に特化したシステムや中途採用向けに作られたシステム、アルバイトや派遣社員の採用に向いているシステムなど、さまざまな種類があります。今回ご紹介した項目は、どのようなシステムの場合にも確認しておくべき項目です。応募者管理システムの導入を検討している方は、事前の情報収集をしっかり行い後悔のない決定をしましょう。