面接辞退の仕方｜メール？電話？面接の断り方（キャンセル方法）―そのまま使える例文あり―

順調に転職活動を進める中で、「なんだかここの企業、思っていた雰囲気と違うかも…」など、面接を辞退したいと思うことがあるでしょう。でも、転職面接の断り方は悩むもの。メールを送るか電話をするか、キャンセル方法がわからず困っていませんか？
辞退の理由はどう伝えるべきなのか、せっかく面接まで設定してもらったのに申し訳ないし…など、いろいろ考えると不安ですよね。ですが、ご安心ください。今回は、そんなあなたのお役に立てるよう、面接を辞退する際の鉄則や注意点、よくある疑問をご紹介します。面接辞退のメールテンプレート付きなので、正しいメール文面がすぐに作成できます。ぜひ参考にしてください。

1.面接を辞退する際の鉄則

できる限り早く辞退の連絡をすること

「同時に選考が進んでいた他社から先に内定をもらった」「一次面接は通過したものの、面接中に志望度が下がってしまった」「家庭の事情で転職活動自体を止め、現在の会社に残ることにした」…など、面接を辞退する理由は人それぞれあると思います。しかし、どんな理由があるにせよ、断りの連絡をすみやかに行なうことは鉄則です。次の面接日程が決まってしまっている場合は、企業の人事担当者だけでなく面接官の予定も抑えているということ。当日のキャンセルは心象的に良くありませんし、面接の日が近づくほど、断りの連絡をすることは気まずくなってしまいます。辞退することを決めたらすぐにでもメールを送りましょう。

無断で辞退をしないこと

せっかく次の選考に進ませてくれた企業に対して、転職面接を断るのは気が引けますよね。その気持ちはわかります。ただ、わざわざ言うまでもないのですが、メールも電話もせずに面接に行かない「無断辞退」は絶対にダメ。企業もそのために担当者が関係部署に連絡したり、面接に関わる社員のスケジュールを調整したりしているので、無断での辞退は社会人としてやってはいけない行為です。面接がなくなったのであれば、それにあわせてスケジュールを調整しなおす必要があります。だからこそ、今後関わる機会がない企業であっても、ビジネスパーソンとして誠実に対応しましょう。

気になる場合は電話でフォローすること

選考段階での辞退はメールで連絡して差し支えありません。ただ、「メールで誠意が伝わったか不安」「企業の担当者が丁寧に対応してくれていたので、直接伝えたい」など、気になる場合はメールのあとに電話でフォローするのが丁寧です。また、面接の前日・当日にキャンセルすることになった場合はメールではなく電話で断りの連絡をしてください。メールだと担当者がすぐに確認できない可能性があるので、注意しましょう。

2 .面接辞退メールのテンプレート

メール全文のテンプレート

件名：面接辞退のご連絡／○○○○（あなたの氏名）

本文：
株式会社△△
人事部　採用担当　○○様

先日、○次面接のご連絡をいただいた○○○○（あなたの氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。

○月○日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しをいただきたく、お願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
○○○○（あなたの氏名）
〒123-****
東京都新宿区▲▲*-*-*
電話番号：090-****-****
————————————————————

件名の解説

面接辞退のご連絡／○○○○（あなたの氏名）

宛名の解説

株式会社△△
人事部　採用担当　○○様

本文の解説

先日、○次面接のご連絡をいただいた○○○○（あなたの氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。

○月○日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しをいただきたく、お願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

締めの言葉の解説

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

3 .面接辞退の注意点・よくある疑問

辞退の理由を聞かれたら…？

辞退理由をどう伝えるべきか、というのは悩むところですよね。結論から言うと、企業の担当者から聞かれない限り、こちらから詳しく話す必要はなく「諸般の事情により辞退させていただきます」という程度で問題ありません。

しかしながら、メールや電話で面接を断った際に理由を聞かれることもあるでしょう。その際は、変にごまかすようなことはせず、企業の担当者に納得してもらえるよう、誠意を込めて自分の言葉で伝えましょう。

たとえば「他社で内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました」「当初イメージしていた業務内容よりも幅広い範囲を担当するようなのですが、私としては専門性を極めていきたいので、辞退させていただきたく思います」など。当たり前のことですが、企業への批判・中傷と受け取られかねない表現は避けましょう。不平や不満もNGです。率直に理由を伝えつつ、相手に不快な思いをさせない配慮も大切です。真摯な態度で伝えていれば、軋轢が生じることはまずないでしょう。

メールを送る時間帯は…？

在職中に転職活動を行なっている場合は、仕事が終わって落ち着いてからメールを送りたいと考える方がいらっしゃるかもしれません。ですが、メールを送る時間帯は面接を辞退する相手企業の営業時間内がベストです。ただ、どうしても夜にしかメールを送れないのであれば「夜分遅くに失礼します」とお詫びの挨拶を添えましょう。また、電話で連絡をするのであれば、朝の始業直後や、昼休み前後はバタバタしている頃なので、お詫びを伝えても誠意が伝わりにくいかもしれません。なので、極力避けましょう。携帯電話から連絡する際は、周囲の環境に注意。騒がしい場所・電波が弱い場所は避けましょう。

本当に面接を辞退していいか整理

面接辞退の連絡を送ってしまうと、あとから「やっぱり受けたい」と再度面接をお願いすることはできません。そのため、面接辞退を決めている方も、迷っている方も、今一度よく考えてみましょう。

選考中の企業のどういったところが自分の考えと合わないと感じるのか、自分はこの転職活動を通じて何を実現したいのか、重視していることは何か…など。しっかりと気持ちを整理したうえで、やはり面接辞退をしようと決めたのであれば、できるだけ早めに、誠意をもって企業の担当者へ連絡してください。

他社で内定が出たことを理由に面接を辞退する方もいらっしゃると思いますが、この場合も本当に内定が出た企業で働く意志があるか、その企業であれば自分の実現したいことが手に入るのかなど、冷静に見極めましょう。転職は今後の人生や働き方を大きく左右します。後悔のない転職活動となるように、しっかり考えてみてくださいね。