履歴書の封筒の書き方・送り方/郵送方法を徹底解説！～送付状の作り方まで～

就職や転職のときにしか書くことのない履歴書の封筒。選考を受けるタイミングになってから封筒の選び方や書き方で迷う人も多いのではないでしょうか。

そこで本ページの出番です。これを読めば、応募書類を郵送するときの疑問もバッチリ解消。封筒のサイズや色に決まりはあるのか、宛名や住所を書く位置はどこか、宛先によって最適な敬称は何かなど、履歴書を郵送するときの注意点を幅広く知ることができます。

自分が志望する会社の選考を受けるのですから、きちんとマナーを守っていい印象を与えたいですよね。このページに書かれていることが、あなたの就職・転職活動に少しでも役立てば幸いです。

1.まずは履歴書の封筒を書くときの基本を押さえよう

住所や社名などを書くときのポイント

大原則は、省略しないこと。以下の点に注意して記載していきましょう。

和封筒・洋封筒の書き方の違いを解説

和封筒・洋封筒について

就職・転職活動に使用する封筒は和封筒が一般的。洋封筒を使うケースはほとんどありません。市販されている履歴書の大半がこの和封筒です。

【和封筒】

【洋封筒】

封筒選びのポイント

封筒選びのポイントは「白色」かつ「履歴書を折らずに封入できるもの」を選ぶこと。履歴書を三つ折りにしなければならない封筒は、人事担当者がファイリングしたり、コピーを取ったりするときに手間がかかってしまいます。A4サイズの郵便封筒のように履歴書を折らずに入れられるものがおすすめです。封筒の色は白色でも茶色でも構いませんが、心配な方は白色を選択するといいでしょう。

和封筒・洋封筒の書き方の違い

和封筒

宛先となる住所は表面の右側に、企業名や部署名、担当者名は中央にくるように書きます。「応募書類在中」「エントリーシート在中」の記載は左側に赤字で記入しましょう。また、裏面の左半分には送付する日付や自身の住所、氏名、郵便番号を記載します。左半分の右側に住所、中央に氏名を書き、住所の上に郵便番号を記します。日付は左上に記載してください。

洋封筒

洋封筒を使用する場面は基本的にありませんが、企業によっては洋封筒を指定されるケースもあるようです。和封筒と違って横書きとなることが多いため、ここでは横書きの書き方を取り上げます。表面の上側に宛先となる住所を書き、中央に企業名や部署名、担当者名を記入します。「応募書類在中」「エントリーシート在中」は右下に赤字で記載。切手は右上に貼ります。ただし、郵便番号を書くときは注意が必要です。封筒を縦長の方向に直し、そのままの方向で「123-4567」といった風に見えるよう記載します。裏面では、中央の下側に郵便番号、住所、氏名を、住所の左上に日付を書きます。

宛先に合った書き方を知っておこう

履歴書を郵送するときは、送付先によって最適な敬称を使うのがポイントです。

使用するペンの種類と太さについて

使用するペンにも決まりがあるか不安な方もいらっしゃるかもしれません。そこで、使用するペンについて解説します。実は、使用するペンに明確な決まりはありません。ですが、相手の読みやすさを考慮すると、「油性の黒サインペン」がオススメ。理由は、太すぎず細すぎず、耐水性があるからです。

反対に、利用している方の多いフリクションタイプの消せるボールペンは、あまり適していません。熱によって文字が消えてしまうからです。万が一のことを考え、使用は避けたほうが良いでしょう。

太さは「細・中・太」表記であれば、「細」または「中」。mm表記であれば、「1.0〜1.5mm」程度のものが読みやすいでしょう。

履歴書などを入れる封筒は大きめですので、一般的なボールペンでは細すぎて、やや弱々しい印象を与えてしまいます。一方、マジックペンは太すぎるため、読みづらいと言えます。また、封筒の中身にまでインクが滲んでしまう可能性があります。そのため、宛名書きへの使用は避けることをオススメします。

2.ココがポイント！封筒を書くときの注意点・マナー

応募書類を受け取る人の気持ちになって作成しよう

以下でご紹介するのは、意識すればできることばかりです。企業の担当者が気持ちよく応募書類を受け取れるよう、マナーを守って郵送するようにしましょう。

特に、応募期限がある場合は「料金不足で応募書類が戻ってきた」なんてことにならないよう、郵便局の窓口から郵送するのがおすすめです。また、履歴書に折り目がつかないようにするにはクリアファイルを使うのがいいでしょう。書類をはさんでから封筒に入れるだけでも全然違います。せっかく記入したものですから、きれいな状態で企業に届くようにしたいものです。

人事担当者の声

「字が汚い」「書き方が雑」といった書類からは、どうしても熱意が感じられません。それだけで印象はかなり悪くなってしまいますね。【金融系】

「頭語と結語の使い方が間違っている」「御中を書き忘れている」といった応募書類は決して珍しくありません。【流通系】

送付状はなくても減点しませんが、あるとやはりプラス評価になりますね。【通信系】

「明らかに汚れた封筒が使われている」「書類が不足している」といった場合は、「配慮に欠けている」「注意力散漫」といった印象を与えてしまうので、特に気をつけたほうがいいと思います。【メーカー系】

3.封筒の中に入れる書類

封筒に入れるのは、次の3枚の書類です。

• 送付状（添え状・カバーレター）
• 履歴書
• 職務経歴書

書類が汚れたり、濡れたりするといけませんので、必ず新品のクリアファイルに入れましょう。また、書類の裏表と上下の位置にも気をつけてください。送付状は必ずしも必須の書類ではありませんが、だからこそ添付することで「気配りができる」「礼儀正しい」といった印象を与えることができます。

中に入れる書類の最終チェック項目

送付状の書き方とは

送付状とは、「誰が、どんな書類を、どのような理由で送ったのか」を端的に説明する書類です。「カバーレター」「送り状」「添え状」と呼ばれることもありますが、意味は一緒です。送付状を作成する際には、次の7点をおさえておきましょう。

 1.送付した年月日

書類を送付した日時を記載します。右上に書くのがビジネスでは基本です。

2.宛先

書類の宛先を記載します。個人宛は「〇〇様」、企業や部署宛は「〇〇御中」ときちんと使い分けましょう。

3.書類作成者の氏名・連絡先

あなたのお名前と連絡先を記載します。電話番号は携帯電話で問題ありません。

4.頭語と時候の挨拶

いきなり要件を伝えるのではなく、冒頭に必ず頭語と時候の挨拶を記しましょう。

5.結語

頭語で始まった文章は必ず、結語で終わります。様々なルールはありますが、基本的には「拝啓・敬具」のセットを用いていれば、問題ありません。

6.同封した書類と枚数の記載

どのような書類を何枚同封したのか、明記します。

7.「以上」の記載

文章の最後には必ず、「以上」と記載しましょう。

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封筒に入れる時の順番について

必ず、送付状→履歴書→職務経歴書の順番でクリアファイルに入れること。また、紹介状などの書類がある場合は職務経歴書の下に入れて必ず同封しましょう。

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4.郵送時にかかる料金の目安と注意点

切手の料金は大きさ・重量で決まる

郵便物に貼る切手の額は、郵送料金に対して過不足がないようにしましょう。尚、郵送料金は「郵便物の大きさ」と「郵便物の重さ」で決まります。ここでは、履歴書を郵送するシーンで参考になる例をいくつかご紹介しましょう。

A4サイズの履歴書を折らずに郵送

A4サイズの履歴書をそのまま入れるのに丁度良い封筒は「角形2号」です。この封筒のサイズは「定形外郵便物」の扱いとなり、重さが50g増えるごとに郵送料金がアップします。たとえば、50ｇ以内なら120円切手、50ｇ以上100g以内なら140円切手を貼りましょう。

B5サイズの履歴書を折らずに郵送

B5サイズであれば「角形3号」の封筒がピッタリです。こちらも、角型2号と同じく「定形外郵便物」の扱いになりますので、重さにあわせて120円切手または140円切手をご用意ください。

基本的に、履歴書は折らずに封筒に入れることが良いとされています。ただ、履歴書を3つ折り・4つ折りにして入れる封筒を企業側から指定されることもあるでしょう。その際は下記を参考にしてください。

料金不足で郵送した場合どうなる？

切手の料金が不足した状態で郵送してしまうと、相手に迷惑をかけてしまうことがあります。なぜなら、料金不足の場合の対応は「差出人に返送される」以外に、「相手が不足額を支払う」場合があるからです。ほかに、相手が不在または支払いを拒否した場合は、差出人に返送されます。そのため、期日に間に合わなくなってしまったり、相手に迷惑をかけてしまったりという自体に陥る可能性が高いです。 料金が足りているか少しでも不安がある場合は、必ず郵便局の窓口で確認してもらいましょう。

締切日に注意！「必着」か「当日消印有効」か確認

履歴書の郵送を指示された際、最初に確認することが締切日ではないでしょうか？その際、締切日が「必着」と「当日消印有効」の、どちらなのかという点も、必ず確認するようにしましょう。

必着はその字面の通り、指定された締切日までに、郵送物が相手方へ到着していなければなりません。そのため、指定された締切日の早朝などにポストへ投函しても間に合わなくなってしまいます。一方、消印有効は、郵便局にて押された消印が期日以内であればよいという意味です。そのため、締切日に相手方へ郵送物が届いていなくても、問題ありません。どちらにせよ余裕を持って郵送することで、締切に間に合ったかどうかという不安を抱かずに済みます。

メール便や宅配便で送るのはNG！

実は、履歴書を送る際、メール便や宅配便を使用してはいけません。その理由は、履歴書は郵便法における「信書」に当たるからです。

信書というのは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを指す（郵便法第4条第2項）。

そして、信書を郵送できるのは、2020年4月現在、郵便法第4条で日本郵便株式会社および、総務大臣に許可を得た信書便事業者のみに限定されています。

そのため、一般的な運送会社によるメール便や宅配便で履歴書を送ってしまうと、法律違反に当たるのです。

さらに、メール便を受け取る際には受取印が必要となることがあるため、相手に煩わしい思いをさせてしまいます。以上の2点から、履歴書はメール便や宅配便では送らないようにしましょう。

郵送後の報告メールは必要？

結論から述べますと、応募先の施設や企業から指示がない限りは、必ずしも郵送後の報告は必要ありません。

ただ、万が一、郵送中のトラブルで到着が遅れてしまう場合は、事前に郵送報告をしておけば、トラブルの早期解消に繋がることもあるでしょう。また、郵送報告メールを送ることで、より丁寧な印象を与えることができますし、「あと数日で履歴書が届くんだな」と相手にも安心してもらうことが可能です。

＜郵送報告メールの書き方　※一例＞

件名：履歴書送付の件／氏名

株式会社□□□□□

採用ご担当者 ○○○○○様

お世話になっております。◯◯と申します。

この度は、採用選考の機会をいただき誠にありがとうございます。

本日◯月×日付で、履歴書および職務経歴書を郵送いたしました。

ご査収くださいませ。

また、郵送報告メールを送るタイミングは、履歴書を送付した当日中に送るようにしましょう。

5.最後にチェック！郵送前に確認すること

きちんと見直して不備のない応募書類を送付しよう

封筒を書き終えたら、郵便で送る前に最終チェック。
以下のポイントを参考に、応募書類を見直してみましょう。

丁寧に記入した履歴書や封筒も、不備があっては台無しです。就活、転職活動を成功させるためにも、ミスのない応募書類・封筒を作成するようにしましょう。

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